Архивный отдел

Авторизация

Наш адрес

399900, г. Чаплыгин
Липецкой области,
пл. Октябрьской
Революции, д. 7
Администрация Чаплыгинского
муниципального района
Тел: (47475) 2-14-40, 2-14-18
E-mail: admin@chaplygin-r.ru

Архивный отдел

Архивный отдел администрации Чаплыгинского муниципального района Липецкой области Российской Федерации

Почтовый адрес: 399900, Липецкая область, г. Чаплыгин, ул. Ленина, 12

Тел.: (47475) 2-13-93

Должность	Фамилия	Телефон	E-mail
Начальник отдела	Воробьева Ольга Викторовна	(47475) 2-13-93	Данный адрес e-mail защищен от спам-ботов, Вам необходимо включить Javascript для его просмотра.
Главный специалист - эксперт	Грушихина Нина Акимовна	(47475) 2-13-93	Данный адрес e-mail защищен от спам-ботов, Вам необходимо включить Javascript для его просмотра.

Архивный отдел администрации Чаплыгинского муниципального района образован в соответствии с постановлением главы администрации Чаплыгинского района от 14.04.1993 № 94 на базе Чаплыгинского районного государственного архива, путем преобразования, в целях обеспечения социальной и правовой защиты граждан, предотвращения утраты документов по личному составу, улучшения их хранения и использования.

Архивный отдел администрации Чаплыгинского муниципального района является одним из составных элементом системы архивных учреждений Российской Федерации.

Возглавляет архивный отдел с начала его образования Воробьева Ольга Викторовна.

Архивный отдел администрации Чаплыгинского муниципального района, является структурным подразделением администрации Чаплыгинского муниципального района, выполняет функции муниципального архива, с 18 мая 2012 года имеет статус юридического лица.

На 01.01.2016 года в архивном отделе числится 165 фондов архивных дел, что составляет - 15855 единиц хранения, в том числе из них:

- постоянного хранения - 1071 ед.хр.;

- по личному составу - 3550 ед.хр.

В архиве хранятся документы на бумажных носителях, охватывающие период с 1936 года по 2015 год, образовавшиеся в деятельности органов местного самоуправления, промышленных и сельскохозяйственных предприятий, в учреждениях образования, культуры, здравоохранения, торговли, печати, финансов, статистики, экономики, суда и прокуратуры, общественных организаций. Документы по личному составу предприятий и организаций района, ликвидированных в результате банкротства и не имеющих правопреемников, а также фотодокументы.

В целях реализации административной реформы в Липецкой области архивным отделом разработан административный регламент предоставления муниципальной услуги «Исполнение обращений и запросов граждан Российской Федерации», утвержденный постановлением администрации Чаплыгинского муниципального района Липецкой области от 08.02.2013 № 134.

Во исполнение данного регламента и в целях обеспечения законных прав и интересов российских граждан архивный отдел оказывает услуги в форме выдачи архивных справок, архивных выписок и копий архивных документов.

Информирование граждан по процедуре предоставления муниципальной услуге производится архивным отделом:

по телефону;
по письменному обращению;
при личном обращении;
по электронной почте;
на официальном сайте администрации Чаплыгинского муниципального района;
на Едином портале государственных и муниципальных услуг.

Основанием для предоставления муниципальной услуги является запрос заявителя, поступивший в архивный отдел в письменной форме по почте; по электронной почте; по факсу; при личном обращении.

В запросе заявителя должны быть указаны:

сведения о заявителе: фамилия, имя и отчество (последнее – при наличии);
почтовый и/ или электронный адрес заявителя, контактные телефоны (при наличии);
интересующие заявителя тема, вопрос, событие, факт, сведения и хронологические рамки запрашиваемой информации;
форма получения заявителем информации (информационное письмо, архивная справка, архивная выписка; архивные копии, тематический перечень, тематический обзор документов);
личная подпись заявителя при подаче запроса на бумажном носителе;
дата.

Запросы граждан, поступившие в Архивный отдел, рассматриваются в течение 30 дней со дня их регистрации.

На 01.01.2016 года архивным отделом исполнено - 1071 запрос социально-правового характера и 102 – тематических запросов.

График работы архивного отдела и приема граждан

Понедельник	Вторник	Среда	Четверг	Пятница	Суббота	Воскресенье
8.00-17.00	8.00-17.00	8.00-17.00	8.00-17.00	8.00-17.00	выходной	выходной

Обеденный перерыв: с 12.00 до 13.00

Задачи и функции отдела

Основными задачами отдела являются:

обеспечение сохранности и учет архивных документов подлежащих постоянному и длительному хранению;
комплектование архивного отдела документами, имеющими историческое, научное, социальное, экономическое, политическое или культурное значение для муниципального района;
организационно-методическое руководство деятельностью ведомственных архивов и организацией документов в делопроизводстве органов местного самоуправления, муниципальных организаций;
содействие организациям других форм собственности в порядке реализации отдельных государственных полномочий в сохранении, комплектовании и использовании их архивов;
информационное обеспечение органов местного самоуправления, иных организаций муниципального образования, удовлетворение прав граждан на архивную информацию, в том числе: исполнение социально-правовых и иных запросов граждан, выдача архивных справок, заверенных копий и выписок из документов, рассмотрение заявлений, предложений и жалоб, прием граждан;
организация использования архивных документов;
реализация отдельных государственных полномочий администрации района в сфере архивного дела, в установленном порядке;

Основными функциями отдела являются:

хранение и учет документов, принятых в отдел;
представление в установленном порядке учетных данных;
проведение мероприятий по созданию оптимальных условий
хранения документов и обеспечению их физической сохранности;
хранение архивных фондов и архивных документов на различных видах носителей являющихся государственной собственностью;
хранение архивных фондов и архивных документов юридических и физических лиц, на различных видах носителей, переданных на законном основании в муниципальную собственность, в т.ч. личного происхождения;
хранение документов по личному составу на различных видах носителей ликвидированных организаций (не имеющих правопреемника), действовавших на территории района;
хранение печатных, аудиовизуальных и других материалов;
хранение учетных документов, архивных справочников и других материалов;
составление списков организаций – источников комплектования отдела;
отбор и прием документов постоянного (долговременного) хранения в отдел;
проведение в установленном порядке экспертизы ценности документов, хранящихся в отделе; ведение в установленном порядке учета документов, хранящихся в организациях – источниках комплектования;
рассмотрение и согласование положений о ведомственных архивах, экспертных комиссиях, номенклатур дел организаций – источников комплектования отдела и инструкций по делопроизводству;
рассмотрение и представление в Управление ЗАГС и архивов Липецкой области, поступивших от организаций описей дел постоянного хранения и по личному составу;
оказание организационно - методической помощи;
информирование органов местного самоуправления, иных организаций района и граждан о составе и содержании документов отдела по актуальной тематике, исполнение запросов юридических и физических лиц на документальную информацию;
организация работы пользователей с документами, изготовление копий документов по их запросам, подготовка документальных выставок, материалов для средств массовой информации, проведение встреч с общественностью и публикаторская деятельность;
исполнение социально-правовых и иных запросов граждан, выдача архивных справок, заверенных копий и выписок из документов, рассмотрение заявлений, предложений и жалоб, прием граждан;
создание и совершенствование научно-справочного аппарата к документам отдела, автоматизированных информационно-поисковых систем, баз данных, архивных справочников о составе и содержании
документов;

Нормативно-правовые акты регламентирующие работу Архивного отдела

Конституция Российской Федерации ( принятая всенародным голосованием 12 декабря 1993 года);
Федеральный закон от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;
Федеральный закон от 2 мая 2006 года № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации»;
Федеральный закон от 27 июля 2006 года № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»;
Федеральный закон от 27 июля 2006 года № 152-ФЗ «О персональных данных»;
Федеральный закон от 9 февраля 2009 года № 8-ФЗ «Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления»;
Федеральный закон от 27 июля 2010 года № 210-ФЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг»;
Указ Президента Российской Федерации от 31 декабря 1993 года № 2334 «О дополнительных гарантиях прав граждан на информацию»;
приказ Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18 января 2007 года № 19 «Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук»;
постановлением администрации Чаплыгинского муниципального района Липецкой области от 28.09.2011 № 701 «О порядке разработки и утверждения административных регламентов по предоставлению муниципальных услуг Чаплыгинского муниципального района»;
Положением об Архивном отделе администрации Чаплыгинского муниципального района Липецкой области, утвержденным постановлением администрации Чаплыгинского муниципального района от 22.02.2012 № 133.